E-Mail für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation:
E-Mail für unverbindliche Anfragen und Auskünfte:
Die SBN eröffnen unter den nachfolgenden Bedingungen einen Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente:
I. Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation
Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der SBN erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist.
Die SBN bieten eine Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Landesverwaltungs-verfahrensgesetz (LVwVfG RLP). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.
Die SBN eröffnen diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen. Diese gelten nur für die Kommunikation mit der SBN und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden.
Grundsätzlich unterscheidet man zwischen formfreien Vorgängen und formgebundenen Vorgängen, für die das jeweilige Gesetz eine bestimmte Form vorschreibt (beispielsweise Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift).
Es wird folgendes Verfahren zur elektronischen Ersetzung der Schriftform zugelassen, das eine formgebundene Kommunikation ermöglicht, § 3 a Elektronische Kommunikation, Verwaltungs-verfahrensgesetz (VwVfG):
Der elektronischen Form genügt ein elektronisches Dokument, das mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht unmittelbar durch die Behörde ermöglicht, ist nicht zulässig.
Die SBN unterstützen folgenden Weg zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation:Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) (siehe Ziffer II, Nr. 2.1.)
1. Allgemeine Hinweise
Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.
Wurde eine elektronische formfreie oder formgebundene Kommunikation eröffnet, gehen die SBN davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der SBN an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.
Bitte senden Sie den Servicebetrieben Neuwied keine elektronischen Nachrichten (E-Mails), deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgerufen oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig umgangssprachlich als „Einschreiben per E-Mail“ bezeichneten Nachrichten werden aus Sicherheitsgründen von den Servicebetrieben Neuwied nicht abgerufen. Abgesehen davon stellt ein „Einschreiben per E-Mail“ keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eines eingeschriebenen Briefs.
2. Unterstützte Dateiformate
Auf dem unter Ziffer II beschriebenen Kommunikationsweg können Sie auch die auf der Homepage der SBN (www.sbn-neuwied.de) veröffentlichten Formulare, die dort zum Download bereitstehen, nach entsprechender Bearbeitung an die SBN übersenden.
Die von der SBN unterstützten Dateiformate für die rechtsverbindliche formfreie oder form-gebundene elektronische Kommunikation sowie die Signaturkomponenten für die formgebundene elektronische Kommunikation finden Sie unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“. Bei der formgebundenen elektronischen Kommunikation überprüfen Sie bitte unbedingt auf der angegebenen Internetseite, ob die mit Ihrer Signatursoftware erstellte Datei hier verarbeitet werden kann. Eine rechtsgültige qualifizierte elektronische Signatur kann nur mit Hilfe eines gültigen Signaturzertifikats zur Unterschriftsfunktion erfolgen.
E-Mails dürfen eine Dateigröße von 10 Megabyte inklusive Dateianhängen nicht überschreiten. Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden ebenfalls nicht angenommen. In allen genannten Fällen erhalten Sie von der SBN keine weitere Mitteilung.
II. Arten der elektronischen Kommunikation mit der SBN
1. Formfreie elektronische Kommunikation
Für eine rechtsverbindliche formfreie Kommunikation steht Ihnen folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:
Formfreie E-Mails können zudem auch an alle auf www.sbn-neuwied.de angebotenen oder auf Briefköpfen der SBN ausgewiesenen E-Mail-Adressen gesendet werden. Voraussetzung für eine weitere Bearbeitung ist, dass die zugesendeten elektronischen Dokumente eine vollständige Absenderadresse enthalten.
Wenn Sie sicher gehen wollen, dass Ihre Nachricht die SBN erreicht, können Sie sich – wie unter Ziffer 1.1 beschrieben – als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service registrieren und Nachrichten über die VPS versenden.
1.1. Registrierung zur Nutzung der Virtuellen Poststelle (VPS)
Vor der Übersendung Ihrer Mitteilung können Sie sich freiwillig und kostenlos als Benutzerin oder Benutzer der Virtuellen Poststelle (VPS) im rlp-Service (http://www.rlp-service.de) registrieren. Eine Versendung von Nachrichten an die SBN als registrierte Benutzerin oder als registrierter Benutzer hat für Sie den Vorteil, dass Sie eine detaillierte technische Übermittlungsbestätigung (Laufzettel) erhalten und die Sicherheit während der Datenübermittlung gewährleistet ist.
Zur Registrierung wählen Sie bitte unter http://www.rlp-service.de den Menüeintrag „Registrieren rlp-Service“ und folgen Sie den Anweisungen. Bei der Registrierung werden Ihre Adressdaten erfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Aktivierungslink an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.
Nach erfolgter Aktivierung können Sie die VPS künftig sowohl für die formgebundene als auch die formfreie elektronische Kommunikation mit der SBN und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen, soweit eine entsprechende Zugangseröffnung ausgesprochen ist. Die Datenübertragung erfolgt hierbei geschützt gegen fremde Einsichtnahme. Mit der Registrierung erklären Sie Ihr Einverständnis, dass Ihnen die SBN und andere Landes- und Kommunalbehörden, mit denen Sie elektronisch Kontakt aufnehmen, in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen Nachrichten in Ihre VPS zusenden kann. Um diese Nachrichten zu lesen, müssen Sie sich in der VPS mit Ihren Benutzerdaten, mit denen Sie sich registriert haben, anmelden. Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter http://www.rlp-service.de.
1.2. Verschlüsselung der Dokumente
Unabhängig von einer Registrierung in rlp-service können Sie Ihre Mitteilungen an die SBN zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt senden. Dies wird insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten empfohlen. Hierzu wird ein öffentliches Verschlüsselungszertifikat der Poststelle der SBN zur Verschlüsselung Ihrer Dokumente unter http://www.rlp-service.de/ im Download-Bereich des Menüpunktes „VPS“ zur Verfügung gestellt.
2. Formgebundene verschlüsselte elektronische Kommunikation
Die elektronische Kommunikation mit der SBN erfolgt grundsätzlich formfrei mit einfacher E-Mail, sofern nicht ausnahmsweise eine Schriftform von Dokumenten gesetzlich angeordnet ist. Wenn die Schriftform vorgeschrieben ist, kann sie durch die formgebundene elektronische Kommunikation ersetzt werden. Eine rechtsverbindliche und formgebundene elektronische Kommunikation ist erforderlich, wenn für Dokumente, die Sie der SBN übermitteln wollen, gesetzlich die Schriftform angeordnet ist. Dies sind Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen - beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen - (beispielsweise Widersprüche).
Zugelassenes Verfahren, das die Schriftform ersetzt, ist:
2.1 Authentifizierung mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS)
In Deutschland erfüllen qualifizierte elektronische Signaturen (qeS) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß § 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann. Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-) Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (§ 371a Abs. 1 ZPO).
Sie benötigen hierzu ein aktuelles Signaturzertifikat für die Unterschriftsfunktion. Dies erhalten Sie bei einem Zertifizierungsdienstanbieter, der die Identität des Nutzers prüft. Anschließend stellen Sie Ihnen je ein privates und ein öffentliches Zertifikat zur Verfügung.
Die Anbieter, die sich und ihre Dienste als akkreditiert bezeichnen dürfen, werden unter Angabe des jeweiligen Dienstes auf der Internetseite www.elektronische-vertrauensdienste.de unter dem Punkt „Signatur“ veröffentlicht:
Für qualifiziert signierte Dokumente und Nachrichten, die Sie an die SBN senden möchten, steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse der virtuellen Poststelle (VPS) zur Verfügung:
Alternativ können Sie nach erfolgter Aktivierung die VPS künftig auch direkt zur formgebundenen verschlüsselten elektronischen Kommunikation mittels einer qeS mit der SBN und anderen Kommunal- und Landesbehörden in Rheinland-Pfalz nutzen.
Denn über die VPS können Sie ebenfalls Dokumente und Mitteilungen, die mit einer qeS versehen sind, direkt aus der VPS heraus an die SBN senden. Dazu benötigen Sie ein gültiges Signaturzertifikat Signaturkarte eines für die qualifizierte Signatur akkreditierten Anbieters.
Weitere Hinweise zur VPS sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter:
https://www.rlp-service.de/RLPGateway/fvp/fv/middleware/VPS.aspx
Rechtliche Hinweise
Die SBN übernehmen keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die SBN sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen.
Betreiber der virtuellen Poststelle:
Landesbetrieb Daten und Information (LDI)
Valenciaplatz 6
55118 Mainz
Telefon: 0180/2000 620
Fax: 06131/605-145
E-Mail:
Rechtliche Besonderheiten:
Allgemeine Nutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz (AGB VPS)
Die VPS wird durch den oben genannten Betreiber zur Verfügung gestellt. Die Nutzung der VPS erfolgt auf Grundlage der "Allgemeinen Benutzungsbedingungen der Virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz" (AGB VPS).
Durch Nutzung der VPS erkennt der Nutzer die AGB VPS an.
Gewährleistung / Haftung:
Die Nutzung der virtuellen Poststelle erfolgt auf eigene Gefahr. Für eventuell auftretende Schäden an Ihrem Computersystem übernehmen wir keine Haftung. Die SBN übernehmen keine Gewähr dafür, dass das System stets zur Verfügung steht. Schadenersatzansprüche gegen die SBN sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor.